Viernes, 27 de septiembre de 2013
Publicado por OneConsulting @ 9:31  | Noticias
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Durante el año cuando trabajamos en un Sistema de Gestión de la Calidad existen 2 momentos cruciales, la realización de las Auditorías ya sean internas o de certificación, y la Revisión por la Dirección. Hoy vamos a centrarnos en como se ejecuta el proceso de Auditoría en nuestro software One Quality.

Para la confección de este módulo hemos intentado reunir todos aquellos aspectos que puedan simplificar el trabajo de la Auditoría mediante la gestión de varios ficheros maestros que inciden en la propia Auditoría, como en la confección posterior del Informe de la misma. Un factor a resaltar es que todo este trabajo se ha llevado a cabo para que con el uso del propio módulo y sus maestros se cumplan con todos los puntos que la norma ISO 9001:2008 nos exige, con lo que el trabajo de cara a los auditores resulta mucho más fácil. Todos estos ficheros maestros pueden darse de alta desde la propia Auditoría.

En primer lugar tenemos el módulo de los Check-lists de Auditoría. One Quality ofrece a los clientes un modelo inicial de Check-list con el que poder realizar la Auditoría. En el momento de realizar una nueva Auditoría el cliente podrá usar este modelo, o generar cuantos modelos quiera, que luego pueden ser usados indistintamente en cada Auditoría. Incluso pueden usarse varias Check-lists en una misma Auditoría.

IMAGEN 1 : Listado de Check-lists de diversas Auditorías

Alta de Check-list de Auditoría

IMAGEN 2 : Pregunta perteneciente a una Auditoría concreta dentro del listado de las check-lists.

Pregunta de Check-list de Auditoría

Como puede verse en la imagen anterior, cada check-list estará compuesta de todas aquellas preguntas que queramos realizar durante la Auditoría, y en esa pantalla cargaremos todos los datos necesarios para el desarrollo del proceso. El punto de la norma afectado, el requisito propio de la organización, el auditor que realiza esta pregunta (permite el uso de múltiples auditores en una misma Auditoría) y el proceso y/o departamento afectado.

Cada check-list utilizada quedará guardada con todos los datos de la Auditoria a la que hacía referencia una vez terminado el proceso. Como vemos en la imagen 2 también guardará la respuesta que obtuvimos, la evidencia consultada, y el resultado de la misma que podrá ser una observación, una No Conformidad (Mayor o Menor), o bien un punto fuerte. En todos los casos esta información quedará recogida para el informe final, con lo que no será necesario volver a introducirla, ya que el propio sistema se encargará de gestionarla.

Durante el proceso de Auditoría se tienen que estudiar diversos aspectos que serán detallados en el informe final. La realidad nos enseña que estos aspectos se repiten de una Auditoría a otra por lo que en One Quality hemos querido que el trabajo no tenga que ser repetido en cada Auditoría, y al igual que para las check-lists hemos optado por que el cliente cree los maestros de diversos tipos que serán necesarios durante la Auditoría y para confeccionar el informe. Es importante reseñar que estos maestros son obligatorios por norma por lo que el ser manejados de esta forma nos permite evitar posibles No Conformidades futuras. El sistema permite igualmente la creación de estos maestros en el mismo momento de la Auditoría, por si fuera necesario dar de alta uno nuevo.

Estos maestros son los siguientes :

Objetivos de la Auditoría

Riesgos de la Auditoría

Conclusiones de la Auditoría

IMAGEN 3 : Objetivos de Auditoría

Objetivos de Auditoría

IMAGEN 4 : Riesgos de Auditoría

Riesgos de Auditoría

IMAGEN 5 : Conclusiones de Auditoría

Conclusiones de Auditoría

Por último pero no menos importante existen otros maestros que serviran para confeccionar el informe de Auditoría y que facilitarán el trabajo de los auditores.

Cada vez que redactamos un informe de Auditoría tenemos multitud de textos introductorios de cada uno de los puntos que componen dicho informe. Con One Quality podremos crearlos y de éste modo los tendremos siempre disponibles. Igualmente podremos crearlos en el mismo momento en el que estamos realizando la Auditoría por si no existiera ese texto con anterioridad, lo que nos permite una versatilidad total.

IMAGEN 6 : Maestro de textos para Auditoría

Maestro de textos

IMAGEN 7 : Ejemplo de texto introductorio del informe en este caso para el plan de Auditoría

Texto

Una vez analizados los procesos previos a la Auditoría podremos realizarla de una manera sencilla y ágil. En el próximo artículo desarrollarermos un ejemplo para poder visualizar todas las funcionalidades de nuestro software One Quality.

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