Jueves, 05 de julio de 2012
Publicado por OneConsulting @ 17:18
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Cuando una empresa inicia su proceso de implantación de la norma ISO 9001, siempre existe la inquietud de que esto conlleve un incremento de la burocratización de la gestión que coloquialmente es conocido como "los papeles de la ISO"

Hay que reconocer que esta apreciación tiene un alto grado de realismo ya que esto viene dada por el comportamiento que muchas empresas de consultoría tenían en el pasado, que intentaban justificar el aumento de su coste y del tiempo de implantación mediante un sistema documental farragoso. En los tiempos pre-crisis era práctica habitual del sector de la consultoría (y de otros muchos) engordar los presupuestos tanto en horas como en el precio/hora. El problema era que era una práctica asumida por toda la economía española, que no tenía una política real de control de costes y podía permitirse en general pagar un sobreprecio por todos los servicios. La crisis ha tenido un doble efecto en el sector de la consultoría, por un lado ajustando la oferta y por otro ajustando los precios de los servicios. Este proceso se ha dado en la mayoría de la economía española y ha servido para mejorar nuestra competitividad respecto a nuestro entorno. Desgraciadamente el ajuste además de llevarse por delante a consultoras que realizaban las prácticas descritas anteriormente, también ha arrastrado a empresas serias y solventes.

¿ Cual debe ser entonces la forma de encarar un proceso de implantación ?

Lo más importante es realizar siempre un buen diagnóstico inicial que permita conocer las fortalezas y debilidades de la empresa, y que permita reducir los tiempos de implantación al mínimo, prestando más atención a aquellos puntos que son vitales para mejorar el Sistema de Gestión. Dentro de este diagnóstico es fundamental contar con una buena aplicación informática que gestione las tareas administrativas, contables, logísticas, financieras, etc de la empresa. Desgraciadamente nuestra experiencia nos dice que una gran parte de las pymes, no le dan la importancia a este punto y cuentan con aplicaciones que o bien no se adaptan a sus necesidades reales por ser un standard, o bien ni siquiera cuentan con una herramienta propia y simplemente realizan los controles básicos, externalizando la gestión contable financiera y de control. Debemos romper esta costumbre ya que para poder mejorar la gestión de nuestra empresa, debemos ante todo ser nosotros los que controlemos desde dentro como hacemos las cosas y no esperar a que otros nos fijen las condiciones y los tiempos para actuar. Hay que introducir el concepto de trabajo en "Tiempo real".

¿ Por qué nos encontramos con empresas con aplicaciones informáticas inadecuadas o incluso sin ellas ?

Esto tiene relación con lo expuesto anteriormente para las empresas de consultoría en el periodo pre-crisis. Antes del estallido de la crisis la oferta de software de gestión tenía las mismas características que el resto de los sectores, unos precios muy elevados e irreales y poca adaptación de los productos al cliente final.

Lo que debemos hacer al iniciar la implantación, durante el periodo de diagnóstico previo es analizar el software existente y los formatos que de él derivan, para poder reutilizar todo lo que se pueda en el Sistema de Gestión de la Calidad. Debemos usar la estructura que la empresa posee, mejorando lo existente y agregando lo que falta. No debemos sustituir nunca aquello que durante años ha funcionado con éxito. De esta forma conseguiremos que el cambio que se produce sea un cambio suave para la empresa  los trabajadores, que siguen reconociendo sus métodos de trabajo una vez implantado el Sistema de Gestión de la Calidad. De esta forma el Sistema que derive de la implantación será sencillo de manejar, simple y eficiente. No se llenará la empresa de documentos y registros inútiles ya que todos serán la consecuencia de un proceso real existente en la empresa. Conseguiremos demostrar que un Sistema de Calidad basado en la norma ISO 9001 no sólo no aumenta la burocracia de la empresa, sino que lo que produce es una mayor eficiencia en los procesos de la misma.

Como hemos dicho, desgraciadamente lo normal es encontrarse empresas con sistemas informáticos inadecuados o inexistentes y en esos casos se hace imprescindible asesorar a los gerentes para que modernicen la gestión de su organización. Dentro de la oferta existente siempre es recomendable buscar un producto que se adapte a nuestras necesidades, y no a la inversa como muchas veces ocurre. Próximamente analizaremos cuales deben ser las características de una aplicación informática para que nos brinde los mayores beneficios.

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